Au sein du monde professionnel, la communication par e-mail est incontournable. Que ce soit dans le cadre d’une prospection commerciale ou pour assurer un suivi auprès des clients et partenaires, il arrive souvent que l’on doive envoyer un mail de relance. Pour maximiser les chances d’obtenir une réponse rapide et claire, voici quelques conseils pratiques pour bien rédiger vos messages de relance.
Préparation avant d’écrire votre mail
Le succès d’un mail de relance professionnel repose en grande partie sur la préparation en amont. Voici quelques éléments à prendre en compte :
Identifier votre objectif
Avant de commencer à écrire, prenez le temps d’identifier avec précision l’objectif de votre mail de relance : obtenir une information ? Relancer pour un paiement ? Proposer un nouveau rendez-vous commercial ? Un message clair et ciblé sera plus efficace.
Connaitre ses interlocuteurs
Il peut être utile de se renseigner sur la personne à qui vous allez adresser votre mail. Vous pourrez ainsi adapter la forme et le ton de votre message en fonction de son statut et de sa fonction au sein de l’entreprise. Pour vous donner une idée, on vous invite de voir nos exemples de mail de relance.
Rédaction du mail : conseils généraux
Maintenant que vous êtes prêt à rédiger votre mail de relance professionnel, voici quelques conseils pour vous assurer d’avoir un message percutant et adapté :
Soigner l’objet et la formule d’appel
L’objet de votre mail doit être clair, concis et explicite, pour donner envie à votre interlocuteur d’ouvrir et lire le message. De même, adoptez une formule d’appel appropriée en fonction des informations collectées sur votre destinataire.
Favoriser un langage simple et direct
Un mail professionnel ne doit pas être trop complexe ni trop long : optez pour des phrases courtes et simples, avec un langage précis et adapté à votre secteur d’activité. Evitez également les termes techniques ou spécifiques à votre domaine si vous n’êtes pas sûr que le destinataire puisse les comprendre.
Rédaction du mail : conseils spécifiques aux mails de relance
Maintenant que vous maîtrisez les bases de la rédaction d’un mail professionnel, voici quelques recommandations supplémentaires pour maximiser l’impact de vos mails de relance :
Rappeler le contexte et les échanges précédents
Pour faciliter la compréhension de votre message, il peut être utile de rappeler brièvement le contexte et les échanges préalables, surtout si ces derniers datent un peu. Cela permettra à votre destinataire de se situer dans le cadre de votre démarche.
Mentionner les délais ou échéances importants
S’il existe un délai ou une échéance importante liée à votre relance (par exemple, un paiement attendu ou une date butoir pour un projet), n’oubliez pas de le préciser dans votre message. Cela créera un sens d’urgence et incitera davantage votre interlocuteur à vous répondre.
Proposer une solution ou une action concrète
Pour faciliter la réponse de votre destinataire, il est recommandé de proposer une solution ou une action à suivre lors de votre relance : envoyer un document manquant ? Accepter une proposition commerciale ? Fixer un nouveau rendez-vous ? Essayez de guider votre interlocuteur vers la réponse souhaitée.
Maintenir un ton poli et respectueux
Enfin, même si vous devez insister pour obtenir une réponse, veillez à toujours rester poli et respectueux envers votre interlocuteur. Un peu d’empathie et de courtoisie peut bien souvent faire la différence.
Modèles de mails de relance professionnels
Relance suite à une réunion ou un rendez-vous commercial
Objet : [Nom du projet/produit/service] – Suite à notre rencontre du [date] Bonjour [prénom], J’espère que vous allez bien depuis notre dernière rencontre concernant [projet/produit/service]. Je voulais vous remercier pour le temps accordé et les éclaircissements apportés. Comme convenu lors de notre entretien, je vous mets en copie les documents demandés et me tiens à votre disposition pour approfondir ou répondre à vos questions. Pourriez-vous me confirmer votre disponibilité pour une prochaine étape, par exemple un nouveau rendez-vous ou une présentation à vos équipes ? Je suis à votre disposition pour fixer une date et préparer les éléments nécessaires. Bien cordialement, Votre signature
Relance pour obtenir une information ou un document
Objet : [Projet/Produit/Service] – Information/document manquant Bonjour [prénom], J’espère que tout va bien de votre côté. Dans le cadre de [projet/produit/service], nous attendons encore [information/document] de votre part afin d’avancer au mieux sur ce projet. Pourriez-vous s’il vous plaît nous communiquer/adresser cette donnée ou cet élément au plus vite, idéalement avant le [date limite] ? En vous remerciant par avance pour votre collaboration et n’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de précisions supplémentaires. Cordialement, Votre signature
En suivant ces conseils pratiques et en vous aidant des modèles proposés, vos mails de relance professionnels gagneront en efficacité et en pertinence, ce qui favorisera une réponse rapide et positive de la part de vos interlocuteurs.
