Dans le monde professionnel, la relance par mail est une étape incontournable pour obtenir des réponses ou des rendez-vous avec des prospects. Il est donc essentiel de maîtriser l’art de la rédaction d’un mail de relance efficace pour augmenter ses chances de succès auprès de ses interlocuteurs. Voici quelques conseils pour vous aider à trouver les meilleurs mails de relance professionnelle et maximiser vos performances.
Pourquoi envoyer un mail de relance professionnel ?
L’envoi d’un mail de relance professionnel intervient après avoir sollicité un contact sans obtenir de réponse dans un délai raisonnable. Les raisons peuvent être variées : demande d’information, prise de rendez-vous, suivi d’une offre commerciale, etc. Dans tous les cas, il s’agit de rappeler à votre correspondant que vous attendez toujours un retour de sa part. Un mail de relance bien rédigé aura plus de chance de susciter l’intérêt de votre destinataire et ainsi d’obtenir une réaction de sa part.
Choisir le bon moment pour envoyer son mail de relance
Avant de se lancer dans la rédaction d’un mail de relance professionnel, il convient de choisir le moment idéal pour l’envoyer. La règle générale est de ne pas précipiter les choses : il faut en effet laisser suffisamment de temps à votre interlocuteur pour qu’il puisse avoir eu la possibilité de traiter votre demande initiale. Un délai d’une semaine à 10 jours après votre premier mail peut-être un bon compromis, selon la nature de l’échange. Évitez également d’envoyer vos mails de relance en fin de journée ou le week-end, privilégiez plutôt le début de semaine et les horaires de bureau.
Faire preuve de politesse et de diplomatie
La rédaction d’un mail de relance professionnel doit impérativement s’appuyer sur une base de courtoisie et de respect. L’objectif n’est pas de passer pour un importun, mais bien d’obtenir des résultats. Pour cela, veillez à utiliser des formules polies et adaptées à votre destinataire (cher Monsieur, chère Madame), ainsi qu’à employer un ton posé et respectueux tout au long de votre message.
Bien rappeler l’objet du mail initial
Pour faciliter la compréhension de votre interlocuteur, il est important de faire un rappel clair et précis du contexte et de l’objet de votre demande initiale. Mentionnez également la date à laquelle vous avez envoyé ce premier mail afin que votre correspondant puisse retrouver plus facilement cette première prise de contact dans ses archives.
Miser sur la concision et la simplicité
Un mail de relance efficace est souvent un mail court et bien structuré. Évitez les longs paragraphes et allez droit au but : rappelez brièvement l’objet de votre demande et exprimez votre besoin d’une réponse ou d’un rendez-vous. N’oubliez pas non plus de proposer des solutions à votre interlocuteur pour faciliter sa prise de décision : proposez-lui par exemple plusieurs créneaux pour un éventuel rendez-vous afin qu’il n’ait qu’à choisir celui qui lui convient le mieux.
Personnaliser son mail de relance professionnelle en fonction de son destinataire
Loin des messages stéréotypés et impersonnels, une approche personnalisée sera généralement bien mieux perçue par vos contacts. Prenez donc le temps de vous renseigner sur votre correspondant et son entreprise, et montrez-le dans votre mail de relance : citez par exemple l’un de ses récents projets ou événements auxquels il a participé.
Utiliser un objet accrocheur
Pour attirer l’attention de votre destinataire dès l’ouverture de sa boîte mail, misez sur un objet original et percutant. Celui-ci doit être suffisamment informatif pour que l’on comprenne rapidement de quoi il retourne, sans pour autant tomber dans la banalité ou l’agressivité. L’objectif est de susciter la curiosité de votre interlocuteur pour l’inciter à ouvrir et lire votre message.
Faire preuve de spontanéité et d’empathie
Trouver les meilleurs mails de relance passe également par l’instauration d’un climat de confiance avec votre interlocuteur. À ce titre, n’hésitez pas à exprimer vos ressentis et émotions de manière honnête et sincère, par exemple en évoquant votre déception face à son silence ou en vous montrant compréhensif vis-à-vis de ses contraintes professionnelles. Cela permettra d’établir un lien plus humain entre vous et de faciliter l’ouverture au dialogue.
Inclure un « call-to-action » incitatif
Pensez à terminer votre mail de relance par une incitation claire à répondre ou à agir (prise de rendez-vous, envoi d’informations, etc.). Vous pouvez par exemple poser une question ouverte à votre destinataire pour l’inciter à formuler une réponse précise. N’oubliez pas non plus de fournir vos coordonnées pour faciliter la prise de contact : numéro de téléphone, site web, réseaux sociaux…
En suivant ces conseils et en adaptant votre approche en fonction de vos interlocuteurs, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour obtenir des réponses positives à vos mails de relance professionnelle et atteindre vos objectifs commerciaux avec succès.
